1. Responsable del Tratamiento
AivaChat LLC (en adelante "AIVA", "nosotros", "nuestro"), con presencia en Miami, FL, Estados Unidos, es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de los productos y servicios de la suite AIVA disponibles en aivacompany.com y subdominios relacionados.
Contacto del responsable: soporte@aivachat.co
2. Productos Cubiertos por Esta Política
Esta política de privacidad cubre el tratamiento de datos en los siguientes productos:
- AivaChat — Plataforma de automatización conversacional con IA (aivachat.co)
- Aiva Ads — Gestión y automatización de campañas en Meta Ads
- Aiva Control — Gestión de empleados, turnos y nómina
- Aiva Cobros — Sistema de cobranzas por WhatsApp
- Aiva Leads — CRM y captación de leads
- Aiva Table — Gestión integral para restaurantes
- Aiva Sanity — Cumplimiento sanitario para establecimientos
- Desarrollo a la Medida — Consultoría, automatización e integraciones personalizadas
- Futuros productos y servicios de la suite AIVA
3. Información que Recopilamos
3.1 Datos de registro y cuenta
- Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, nombre de empresa
- País y región de operación
- Datos de facturación (procesados por proveedores de pago seguros)
3.2 Datos de uso de la plataforma
- Interacciones con la plataforma, configuraciones y preferencias
- Registros de actividad, tiempos de sesión y funcionalidades utilizadas
- Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y cookies
3.3 Datos de cuentas de WhatsApp Business conectadas
Para los productos AivaChat y Aiva Cobros, cuando el usuario conecta su cuenta de WhatsApp Business mediante la API oficial de Meta, recopilamos:
- Identificadores de cuenta de WhatsApp Business
- Número de teléfono asociado y nombre del perfil empresarial
- Metadatos de mensajes para procesamiento de automatizaciones
- Historial de conversaciones necesario para el funcionamiento del servicio
3.4 Datos de cuentas publicitarias de Meta (Aiva Ads)
Para el producto Aiva Ads, cuando el usuario conecta su cuenta publicitaria de Meta mediante la Meta Marketing API, recopilamos:
- Identificadores de cuenta publicitaria y Business Manager
- Datos de campañas, conjuntos de anuncios y anuncios (nombres, configuraciones, estados)
- Métricas e insights de rendimiento: impresiones, clics, conversiones, gasto, ROAS
- Configuraciones de audiencias y segmentaciones
- Creativos y textos de anuncios
Importante: Aiva Ads accede a estos datos únicamente con la autorización explícita del usuario y bajo los permisos ads_read, ads_management y read_insights de la Meta Marketing API. No almacenamos información de tarjetas de crédito ni métodos de pago de las cuentas publicitarias.
3.5 Datos de empleados (Aiva Control)
Para el producto Aiva Control, procesamos en nombre del usuario (como encargado del tratamiento) datos de sus empleados:
- Nombre, documento de identidad, cargo y datos laborales
- Registros de asistencia y marcaciones biométricas
- Datos de turnos, horarios y horas extras
- Información necesaria para cálculos de nómina según ley colombiana
3.6 Datos de clientes finales procesados en nombre del usuario
En todos los productos AIVA, el usuario puede procesar datos de sus propios clientes finales. En estos casos, AIVA actúa como encargado del tratamiento y el usuario es el responsable. El usuario garantiza tener las bases legales correspondientes para dicho tratamiento.
4. Cómo Utilizamos la Información
- Proporcionar, mantener y mejorar los servicios contratados
- Procesar transacciones y enviar confirmaciones
- Enviar actualizaciones técnicas y comunicaciones administrativas
- Responder solicitudes de soporte y asistencia técnica
- Ejecutar automatizaciones, integraciones y flujos configurados por el usuario
- Analizar métricas de campañas y generar reportes (Aiva Ads)
- Calcular nómina y gestionar registros laborales (Aiva Control)
- Detectar y prevenir fraudes o usos no autorizados
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
- Enviar comunicaciones de marketing (solo con consentimiento previo)
5. Base Legal para el Procesamiento
- Ejecución de contrato: Para prestar los servicios contratados
- Consentimiento: Para comunicaciones de marketing y acceso a APIs de terceros
- Interés legítimo: Para mejorar la seguridad y los servicios
- Obligación legal: Para cumplir requisitos legales aplicables
6. Integraciones con Terceros
Los productos AIVA se integran con las siguientes plataformas de terceros:
- Meta Platforms (WhatsApp Business API, Meta Marketing API): Para las funcionalidades de mensajería y gestión publicitaria. El uso de estas APIs está sujeto a las WhatsApp Business Policy y las Meta Advertising Policies.
- Supabase: Para almacenamiento seguro de base de datos con cifrado en reposo
- Proveedores de pago: Stripe, Wompi u otros para procesamiento de transacciones
- Proveedores de IA: OpenAI, Anthropic u otros para funcionalidades de inteligencia artificial (solo cuando el usuario configura su propia API key)
7. Compartir Información con Terceros
No vendemos, alquilamos ni compartimos sus datos personales con terceros para fines comerciales propios. Podemos compartir información limitada con:
- Proveedores de servicios que nos ayudan a operar la plataforma (bajo acuerdos de confidencialidad)
- Plataformas de terceros según las integraciones que el usuario configure
- Autoridades legales cuando sea requerido por ley
- Nuevas entidades en caso de fusión, adquisición o venta de activos
8. Seguridad de los Datos
Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos personales, incluyendo cifrado SSL/TLS, cifrado AES-256 para datos sensibles, controles de acceso basados en roles, monitoreo continuo de seguridad y auditorías periódicas.
9. Retención de Datos
Conservamos sus datos durante el tiempo necesario para cumplir los fines descritos en esta política o mientras la relación contractual esté vigente. Al terminar el contrato, los datos se eliminarán o anonimizarán en un plazo de 90 días, salvo que la ley exija un período mayor.
10. Sus Derechos
Derechos bajo la Ley 1581 de 2012 (Colombia)
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Ser informado sobre el uso de sus datos
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando proceda
Derechos bajo el GDPR (Unión Europea)
- Acceso, rectificación y eliminación de sus datos
- Restricción y portabilidad del tratamiento
- Oposición al tratamiento para ciertos fines
- Retirar el consentimiento en cualquier momento
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en: soporte@aivachat.co
11. Transferencias Internacionales de Datos
AivaChat LLC opera desde Estados Unidos. Al usar nuestros servicios desde Colombia u otros países, sus datos pueden ser transferidos, almacenados y procesados en Estados Unidos. Implementamos salvaguardas contractuales para proteger sus datos conforme a las leyes aplicables, incluyendo la Ley 1581 de 2012 de Colombia.
12. Cookies y Tecnologías de Seguimiento
Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento, cookies de rendimiento para análisis y cookies de marketing (solo con consentimiento). Puede controlar las cookies desde la configuración de su navegador.
13. Privacidad de Menores
Nuestros servicios no están dirigidos a personas menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores. Si detectamos datos de menores, los eliminaremos.
14. Cambios a Esta Política
Podemos actualizar esta política periódicamente. Notificaremos cambios significativos publicando la nueva versión en este sitio y actualizando la fecha de última modificación.